Urbanistyka w nowej rzeczywistości. Dlaczego wycena usług stanie się kluczowa dla przyszłości branży?

Reforma planowania przestrzennego wywołała w Polsce bezprecedensowy wzrost zapotrzebowania na usługi biur urbanistycznych. Liczba zleceń gwałtownie wzrosła, a wraz z nimi wzrosły ceny projektów. Powód jest prosty – wykonawców okazało się dramatycznie mało w stosunku do skali zadań.

To z kolei zachęciło część specjalistów do zakładania własnych działalności, bo rynek od dwóch lat przypomina urbanistyczne eldorado. Tymczasem na horyzoncie widać zmiany, które mogą znacząco wpłynąć na zapotrzebowanie na naszą pracę.

Po pierwsze, po opracowaniu planów ogólnych popyt na usługi urbanistyczne najprawdopodobniej się ustabilizuje – przynajmniej w segmencie usług wykonywanych bezpośrednio dla samorządów.

Po drugie, zmienia się sam model rynku. Wraz z upowszechnieniem się Zintegrowanych Planów Inwestycyjnych (ZPI) do gry wejdzie biznes – znacznie silniej niż dotychczas. Możliwe jest nawet, że w przyszłości to właśnie sektor prywatny stanie się głównym zleceniodawcą usług urbanistycznych, ponieważ planowane zmiany w zakresie ZPI zmierzają właśnie w tym kierunku.

Dlatego właśnie teraz jest najlepszy moment, żeby zadać sobie kilka niewygodnych pytań o przyszłość branży: o jakość usług, o sposób organizacji biur urbanistycznych – i przede wszystkim o sposób wyceny naszej pracy.

Jeśli branża nie wyciągnie wniosków z obecnej sytuacji, to zanim się obejrzymy wrócimy do starego scenariusza – przetargów wygrywanych najniższą ceną, zbyt małej liczby profesjonalnych podmiotów i firm balansujących na granicy opłacalności, bez żadnych perspektyw na rozwój.

Od rynku zamówień publicznych do rynku usług dla biznesu

Dotychczas rynek usług planistycznych był w ogromnej większości zdominowany przez samorządy. To gminy wybierały wykonawców i często robiły to według najprostszego kryterium – najniższej ceny.

W takim modelu wiele firm przyjmowało strategię polegającą na zaniżaniu wyceny w przetargu, a następnie zwiększaniu wynagrodzenia poprzez aneksy. Jednocześnie w praktyce rzadko egzekwowano kary za nieterminowość, co sprzyjało tym, którzy kolekcjonowali zlecenia ponad swoje możliwości przerobowe.

W relacji z biznesem taki model nie będzie działał. Prywatni inwestorzy, wybierając wykonawcę, będą zwracali uwagę nie tylko na cenę, ale przede wszystkim na:

• terminowość,
• przewidywalność realizacji projektu,
• profesjonalizm współpracy,
• jakość obsługi i sprawną komunikację.

I nie chodzi wyłącznie o jakość samego opracowania planistycznego. Coraz większe znaczenie będzie miała jakość całego procesu współpracy – komunikacja, dostępność zespołu czy sprawność reagowania na problemy.

Dla inwestora plan miejscowy lub ZPI jest jednym z elementów większego procesu inwestycyjnego. Opóźnienie lub chaos organizacyjny potrafią kosztować miliony. W związku z tym zmieni się także podejście do umów – zapisy będą bardziej szczegółowe, a egzekwowanie terminów znacznie bardziej konsekwentne. To sprawia, że biura urbanistyczne również muszą się bardziej zabezpieczyć.

Biura urbanistyczne potrzebują nowych kompetencji

Zmiana struktury klientów oznacza również zmianę sposobu organizacji pracy biur urbanistycznych. Obsługa bardziej wymagającego rynku będzie wymagała większych i bardziej zróżnicowanych zespołów.

Obok urbanistów i projektantów coraz większą rolę będą odgrywać:

• prawnicy,
• architekci,
• specjaliści środowiskowi,
• eksperci od analiz przestrzennych i danych,
• osoby o kompetencjach liderskich i organizacyjnych.

Pojawi się również większe zapotrzebowanie na usługi konsultingowe, szczególnie w zakresie interpretacji przepisów czy prowadzenia procesów planistycznych w kontekście inwestycji.

Budowanie i utrzymanie takich zespołów kosztuje. Dlatego kluczowe staje się jedno pytanie: czy branża urbanistyczna jest gotowa odpowiedzialnie wyceniać swoje usługi?

Reforma obnażyła słabość branży

Reforma planistyczna pokazała w pewnym sensie stan branży jak w soczewce.

Okazało się, że:

• jest za mało urbanistów,
• działa za mało biur urbanistycznych,
• zespoły mają ograniczone możliwości szybkiego powiększania,
• na rynku brakuje specjalistów, których można byłoby szybko pozyskać i przeszkolić.

Powód jest w dużej mierze jeden – przez lata branża funkcjonowała w modelu permanentnego zaniżania cen. W wielu przetargach cena była w praktyce jedynym kryterium wyboru. W efekcie firmy nauczyły się wyceniać projekty „na oko”, byle tylko wygrać postępowanie. Konsekwencje były nieuniknione.

Niskie ceny nie pozwalały:

• budować stabilnych zespołów,
• inwestować w rozwój pracowników,
• automatyzować część realizowanych zadań,
• tworzyć profesjonalnego zaplecza organizacyjnego.

Jeśli branża nie oferuje dobrych wynagrodzeń i realnych perspektyw rozwoju, młodzi, zdolni ludzie po prostu wybierają inne ścieżki kariery.

Wycena jako fundament zdrowej firmy

Prawidłowa wycena projektów jest jednym z kluczowych elementów budowania stabilnej firmy urbanistycznej.

Przeszacowanie projektów powoduje odpływ klientów i zmniejszenie liczby zleceń. Z kolei brak wiedzy o kosztach często kończy się nerwowym zaniżaniem cen, co tylko pogłębia problem.

Natomiast zaniżanie wycen prowadzi do sytuacji, w której firmie brakuje środków na wszystko poza bieżącym funkcjonowaniem – na szkolenia, podwyżki, premie, rozwój technologiczny czy budowanie zaplecza organizacyjnego.

A bez tego nie da się stworzyć nowoczesnego biura urbanistycznego.

Jak wyceniać usługi urbanistyczne?

Każde biuro musi wypracować własną metodę wyceny. W praktyce oznacza to przede wszystkim odejście od intuicyjnego „szacowania na oko” na rzecz systematycznej kalkulacji czasu pracy i kosztów.

Jednym z możliwych rozwiązań jest budowa własnego kalkulatora wyceny opartego na wariantach projektów planistycznych. W takim modelu uwzględnia się m.in.:

• wielkość projektu,
• typ planowanego zagospodarowania,
• aktualny stopień zagospodarowania terenu,
• stopień pokrycia obszaru obowiązującymi planami miejscowymi,
• występowanie form ochrony przyrody i obecność obiektów objętych ochroną konserwatorską,
• konieczność uzyskania zgód rolnych lub leśnych,
• lokalizację projektu i odległość od biura,
• liczbę zakładanych delegacji.

Każdy z tych czynników wpływa na liczbę godzin potrzebnych do realizacji poszczególnych etapów procedury planistycznej – od analiz, przez projektowanie, po uzgodnienia i konsultacje.

Bardzo ważnym etapem pracy nad kalkulatorem jest odpowiednie ustalenie czasu niezbędnego do realizacji poszczególnych zadań w zależności od wariantu projektu.

Istotne jest także określenie, które zadania będą realizowane wewnętrznie, a które mogą zostać podzlecone. Może to dotyczyć na przykład:

• wizji terenowych wykonywanych dronem,
• wektoryzacji wniosków,
• analiz obowiązujących planów,
• opracowań środowiskowych.

Ile warta jest godzina pracy biura urbanistycznego?

Jednym z najważniejszych elementów wyceny jest określenie wartości godziny sprzedażowej.

Aby ją ustalić, firma musi rzetelnie odpowiedzieć na kilka pytań:

• jakie są rzeczywiste koszty funkcjonowania biura,
• ile godzin pracy zespołu można faktycznie sprzedać w ciągu roku (nie każda godzina pracy jest godziną sprzedażową),
• jaka marża jest potrzebna do stabilnego rozwoju firmy (uwzględniająca inflację, wzrost wynagrodzeń, automatyzację czy szkolenia).

Dopiero na tej podstawie można budować wycenę projektów. Warto także pomyśleć o ustaleniu odpowiednich współczynników korygujących. Mogą one dotyczyć np.:

• projektów trwających ponad rok lub dużej,
• stałych lub kluczowych klientów,
• projektów znacznie oddalonych od siedziby firmy, co wymusza dłuższe i bardziej kosztowne delegacje.

Najbardziej wymagającym elementem jest jednak oszacowanie liczby godzin potrzebnych na poszczególne czynności w każdym etapie procedury planistycznej. Doświadczeni urbaniści zwykle radzą sobie z tym bez większego problemu. Ci, którzy dopiero zdobywają doświadczenie, powinni planować z odpowiednim zapasem, aby uniknąć sytuacji, w której projekt staje się nierentowny.

Przyszłość branży zależy od decyzji podejmowanych dziś

Rynek usług urbanistycznych w Polsce wchodzi w nowy etap. Coraz większą rolę będzie odgrywał biznes, a wraz z nim pojawią się wyższe wymagania dotyczące jakości usług, organizacji pracy i profesjonalizmu współpracy. Jeżeli branża chce odpowiedzieć na te wyzwania, musi zmienić podejście do wyceny swoich usług.

Nie jest to tylko kwestia przetrwania, ale także budowania stabilnych firm, tworzenia atrakcyjnych miejsc pracy i przyciągania młodych, ambitnych ludzi nastawionych na rozwój.

Bez tego wrócimy do stanu sprzed reformy i będziemy mogli winić za ten stan rzeczy wyłącznie siebie samych.

Dlatego zachęcam Was, Koleżanki i Koledzy, do dyskusji na ten temat. Warto, aby została ona zainicjowana również przez organizacje branżowe.

---

Zachęcam Was również do przeczytania moich wcześniejszych wpisów:

Plan ogólny to nie decyzja lokalizacyjna. O zbyt wczesnym "nie" dla wiatraków

Szkolenie dla branży OZE

Jak zmiana na 500m wpłynie na rozwój energetyki wiatrowej w Polsce

Uchwała o ustaleniu lokalizacji inwestycji wiatrowej jako narzędzie do nieuczciwej konkurencji

Spotkania otwarte a gminy pobliskie

Nowelizacja ustawy o planowaniu przyjęta przez Sejm! Bardzo korzystna zmiana dla branży OZE!

MPZP pod wiatr – ważne, żeby dobrze wystartować!

Kluczowa rola prognozy środowiskowej w procedurze MPZP dla elektrowni wiatrowych!

Ile kosztuje plan dla 5 wiatraków?